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1. Coordinamento e sensibilizzazione

OBIETTIVI

• Assicurare l’effettiva comunicazione e cooperazione tra i partner
• Garantire il controllo di gestione e la qualità degli elaborati
• Garantire la gestione amministrativa del progetto
• Mantenere relazioni con la Commissione e il team esterno di monitoraggio

AZIONI

• Coordinamento generale

Il team di gestione è responsabile dell’azione; esso è composto da un project manager affiancato da manager con differenti funzioni (amministrativa, tecnica, etc.). All’inizio il coordinamento del progetto sarà portato avanti attraverso incontri con cadenza quindicinale e successivamente mensile, con la partecipazione dei partner e dei manager di ciascuna attività. Il team di gestione stabilirà il calendario degli incontri.

• Controllo di gestione e convalida dei risultati

Il team di gestione e il responsabile delle differenti attività si occuperanno di tale azione. Essi prepareranno un piano di lavoro ed adotteranno metodi di gestione e di monitoraggio seguendo le procedure ISO 9000 (attenzione sulle funzioni, flussi di attività, informazioni e documenti, etc.). L’applicazione di queste procedure permetterà di individuare le difficoltà o le nuove necessità e di rispondere agli eventi inaspettati.
Le procedure di convalida saranno condotte dal team di gestione e misurate sulla base delle caratteristiche di ogni azione del progetto. Inoltre, la misurazione degli “indicatori”, la verifica del rispetto dei “risultati attesi” e le analisi specifiche saranno effettuate per verificare l’efficacia di ciascuna azione intrapresa. Ciò può includere anche analisi ambientali e rilevamenti tra gli attori locali con l’uso di interviste e/o questionari. Tutti i risultati saranno mostrati ad esaminatori esterni (personale dei partner e attori locali non coinvolti nel progetto) per individuare mancanze e inefficienze prima della stesura finale.

• Gestione amministrativa

Il manager amministrativo sarà il responsabile di questa azione e lavorerà assieme ai manager amministrativi dei partner. L’azione riguarda il mantenimento della contabilità separata del progetto applicando il Modello Amministrativo Provvisorio, la realizzazione di dichiarazioni finanziarie, e i servizi di appalto nell’assistenza esterna in accordo con le procedure del beneficiario. Per questi approvvigionamenti, riguardanti solo i servizi, non ci sarà molto tempo per il sostegno.

• Relazione con la Commissione e il team esterno di monitoraggio

Il beneficiario realizzerà tale azione con il supporto di consulenti esterni, in accordo con il Modello Amministrativo Provvisorio. Entro 36 mesi dal progetto dovranno essere preparate due relazioni sull’andamento del progetto (dic. 2004, giu. 2006), una relazione provvisoria e una relazione finale.

RISULTATI ATTESI

• realizzazione di almeno 35 incontri per il coordinamento
• efficace ed efficiente progetto di gestione e collaborazione dei partner con la Commissione
• sviluppo del progetto nei tempi e modalità previste

INDICATORI PRESTAZIONE
Numero di incontri del team di gestione

VINCOLI E IPOTESI
Il piano di lavoro dettagliato va preparato entro 3 mesi dall’inizio del progetto per permettere l’avvio di tutte le attività nel rispetto delle modalità e dei tempi stabiliti.